5 làn sóng công nghệ sẽ thay đổi và định hình tương lai của văn phòng làm việc

Theo kết quả khảo sát của Savills với hơn 11.000 nhân viên văn phòng làm việc tại các quốc gia khác nhau, có 5 làn sóng công nghệ tạo nên thay đổi lớn và định hình tương lai của văn phòng làm việc.

Thương mại điện tử tác động đến tòa nhà văn phòng

Thương mại điện tử không chỉ tạo ra các thay đổi lớn trong lĩnh vực bán lẻ và bất động sản công nghiệp mà còn tác động đến cả lĩnh vực văn phòng. Thói quen mua sắm trực tuyến của nhân viên văn phòng và vận chuyển hàng hoá đến nơi làm việc ngày càng tăng. Tuy nhiên, chỉ có 36% nhân viên văn phòng bộc lộ sự hài lòng với việc vận chuyển bưu kiện đến nơi làm việc của họ. An ninh ra vào tại các tòa nhà văn phòng thường hạn chế các đơn vị vận chuyển trong việc giao nhận đồ.

Chứng kiến số lượng lớn người giao hàng tập trung trước sảnh các tòa nhà văn phòng đã không còn là điều đáng ngạc nhiên, song, các chủ toà nhà nên xem xét việc thay đổi không gian sử dụng tầng trệt hoặc tầng hầm cho mục đích chuyển phát bưu kiện, đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong toà nhà.

Bà Hoàng Nguyệt Minh, Giám đốc, Bộ Phận Cho thuê Thương mại, Savills Hà Nội nhận định: “Hiện nay, do lĩnh vực thương mại điện tử phát triển, nhu cầu mua sắm trực tuyến gia tăng, người giao hàng thường tập trung khá đông trước cửa các toà nhà văn phòng. Để tránh ảnh hưởng đến mỹ quan và việc di chuyển ra vào, các toà nhà văn phòng mới xây hiện nay đều có khu vực tập trung riêng cho người giao hàng. Đối với các toà nhà văn phòng xây cũ, việc phân khu cho những dịch vụ này là cần thiết. Đây được coi là tiện ích để hỗ trợ cho đối tượng nhân viên đang làm việc trong toà nhà”.

Nhu cầu đang lên với ứng dụng điện thoại thông minh

Điện thoại di động có thể đóng vai trò như một công cụ trợ liên lạc nhưng đồng thời cũng gây mất tập trung ở nơi làm việc. Tuy nhiên khoảng một nửa số nhân viên văn phòng làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia cho rằng ứng dụng điện thoại thông minh tại nơi làm việc là hữu ích. Các ứng dụng thường sẽ bao gồm việc cung cấp dịch vụ ra vào toà nhà, đăng ký tham dự các sự kiện tại toà nhà (nếu có), dịch vụ tiện ích bên ngoài như đăng ký gửi đồ, giặt là, sử dụng phòng họp, dịch vụ ngoài giờ hay cập nhật diện tích thuê còn trống.

Tuy nhiên, kết quả từ khảo sát cho thấy đối tượng sử dụng ứng dụng nhiều nhất sẽ là các vị trí Giám đốc Điều hành và Tổng Giám đốc (khoảng 66%). Theo số liệu, chỉ có 39% nhân viên dưới cấp bậc quản lý cảm thấy ứng dụng này là hữu ích. Câu hỏi đặt ra là, nếu nhà quản lý phê duyệt việc định vị vị trí của nhân viên thông qua ứng dụng trên điện thoại thông minh tại nơi làm việc, liệu điều này có thể là bước đầu tiên để giải quyết vấn đề về năng suất làm việc không?

Các nhà đầu tư ưu tiên quản trị không gian văn phòng

Các nhà đầu tư hiện nay đang chú trọng nhiều hơn vào việc nâng cao môi trường làm việc của toà nhà. Với sự cân nhắc kỹ lưỡng, khoảng 60% nhân viên văn phòng đồng ý rằng môi trường làm việc rất quan trọng.

Các nhà tuyển dụng muốn thu hút nhân tài thường tập trung đến môi trường và không gian làm việc, chỉ số xã hội và quản trị ở không gian văn phòng mà họ thuê, đồng thời chủ toà nhà cũng sẽ đảm bảo các tiêu chí trên được đáp ứng ở toà nhà của họ.

Thế hệ Instagram coi trọng văn phòng linh hoạt

Việc có một không gian làm việc hấp dẫn về mặt hình ảnh hiện đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong cuộc đua thu hút và giữ chân nhân tài. Khảo sát cho thấy trong số những nhân viên văn phòng sử dụng Instagram, 25% trong số đó muốn được làm việc trong không gian văn phòng linh hoạt, trong khi ở nhóm nhân viên không sử dụng Instagram, chỉ có 18% muốn làm việc trong không gian văn phòng linh hoạt.

Việc chia sẻ những hình ảnh nội thất trên Instagram hiện nay trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Thực tế cho thấy sự phát triển nổi bật trong lĩnh vực bán lẻ và giải trí, đồng thời cũng là điều mà các nhà cung cấp văn phòng linh hoạt sẽ tiếp tục tập trung để tạo sự khác biệt cũng như để tăng tập khách hàng của họ. Sự ủng hộ của nhân viên văn phòng trên các tài khoản mạng xã hội đang nhanh chóng trở thành một giá trị thực thụ trong sự phát triển của lĩnh vực văn phòng dịch vụ.

Bà Minh cho rằng: “Thiết kế văn phòng linh hoạt tập trung vào sự tương tác, gắn kết và nhu cầu của nhân viên đã bắt đầu từ 3 - 5 năm trước ở Hà Nội. Các công ty đa quốc gia dành phần diện tích thuê lớn để xây dựng khu giải trí, nghỉ trưa, căng-tin, hay thậm chí là phòng chức năng cho các bà mẹ nơi công sở.

Hiện nay các đối tượng lao động thuộc nhóm Gen Z đang chiếm hơn 35% nhân sự làm việc tại các doanh nghiệp, họ có nhu cầu lớn nhất là được giao lưu học hỏi. Điều này thúc đẩy các doanh nghiệp khai thác nhiều hơn các khu vực chung, tăng sự tương tác giữa các nhân viên trong công ty, tăng hiệu quả công việc và sự gắn kết của nhân viên đối với công ty.

Công nghệ là điều cần thiết ở văn phòng hiện đại

Việc chuyển sang không gian làm việc linh hoạt có thể là một yếu tố gây xáo trộn thị trường văn phòng. Thời gian thuê trung bình đã rút ngắn và các giao dịch cho thuê với không gian nhỏ hơn đã xuất hiện đáng kể ở các nước có tăng trưởng rõ rệt của loại hình văn phòng linh hoạt.

Tuy nhiên, sự xuất hiện của công nghệ phù hợp là điều cần thiết tại văn phòng linh hoạt. Có đến 1/3 số người được hỏi không cảm thấy họ có đủ công nghệ để làm việc linh hoạt. Chất lượng wifi là yếu tố quan trọng thứ hai đối với người lao động khi truy cập các ứng dụng; Một ví dụ cụ thể có thể kể đến đó là hệ thống điện toán đám mây cho phép người lao động truy cập tệp dữ liệu ở mọi nơi. Theo đó, khách thuê văn phòng sẽ cần được đảm bảo kết nối kỹ thuật số và nhân viên của họ đủ điều kiện để làm việc hiệu quả.

Chia sẻ thêm về xu hướng văn phòng sắp tới, bà Minh nhận định: “Xu hướng thiết kế văn phòng trong tương lai sẽ tập trung hướng về nhân viên làm việc tại công ty, thay vì khách đến thăm văn phòng như trước đây. Xu hướng này diễn ra tại Việt Nam và toàn cầu, đặc biệt sau giai đoạn Covid-19, khi mà nhân viên phải làm việc tại nhà, văn hoá doanh nghiệp trở nên khó để duy trì.

Do đó, việc xây dựng môi trường làm việc thu hút nhân viên, đồng thời nâng cao chất lượng lao động sẽ không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tạo dựng văn hoá mà còn cải thiện sự gắn bó của nhân viên, giúp họ làm việc hiệu quả hơn thông qua việc giao tiếp và gắn kết mạnh mẽ với đồng nghiệp. Có thể nói, đây chính là điểm mấu chốt mà các công ty cần có để xây dựng văn hoá làm việc đảm bảo hiệu quả trong lao động tại doanh nghiệp”.