Cách thông minh nhất để nói lời góp ý không bị mất lòng

Cuộc sống luôn tràn ngập những tình huống khó xử và một trong những tình huống dễ làm phát sinh hiểu lầm, tranh cãi, rạn nứt mối quan hệ nhất là khi chúng ta cần phải đưa lời góp ý hoặc phê bình người khác. Dưới đây sẽ là một số cách thông minh nhất để nói lời góp ý không bị mất lòng, đặc biệt hữu ích nếu bạn đang làm việc ở vị trí như trưởng team, quản lý hoặc huấn luyện viên. 

1. Cách góp ý không bị mất lòng theo Situation – Tình huống

Bạn phải đưa ra góp ý dựa trên một “thời điểm” hoặc “địa điểm” diễn ra hành vi mà bạn quan sát được. Tốt nhất, hãy chỉ chọn một tình huống để trao đổi và trình bày về nó càng chi tiết càng tốt.Hãy nói cụ thể: “Trong cuộc họp sáng nay, tôi thấy…”Đừng nói kiểu khái quát hóa: “Anh lúc nào cũng…”, “Mỗi lần…”, “Cứ khi nào chúng ta gặp nhau…”Có thể là đối phương cũng từng lặp đi lặp lại hành vi đó nhưng cách hiệu quả nhất là hãy tập trung vào các chi tiết cụ thể của sự kiện gần nhất. Vì sao ư?

Thứ nhất là việc khái quát hóa vấn đề như vậy rất dễ khiến bạn rơi vào tình huống bị đối phương phản biện hoặc chứng minh là không đúng, vì những sự kiện đã xảy ra từ xa xưa là rất khó kiểm chứng. Và thứ hai, vốn dĩ đối phương (người bị góp ý) đang ở trong một trạng thái nhạy cảm, việc khiến đầu óc họ bị choáng ngợp vì đề cập đến quá nhiều vấn đề cùng lúc sẽ khiến họ bị quá tải và phản ứng.

2. Cách góp ý không bị mất lòng theo Behavior – Hành vi

Đây là phần chính. Chúng ta sẽ phải miêu tả lại hành vi đem đến tác động tiêu cực mà chúng ta quan sát được ở đối phương. Điều tối quan trọng là bạn phải truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và cố gắng không-phán-xét. Hãy nói: “Trong cuộc họp sáng nay anh đã hai lần ngắt lời tôi khi tôi đang nói và dữ liệu anh đưa ra là chưa được xác thực…”Đừng nói: “Anh không bao giờ chịu chuẩn bị trước cuộc họp… Anh không có khả năng đi sâu vào chi tiết…”Hãy tránh đưa ra những lời nhận định mang tính khái quát hóa và đặc biệt là cố-gắng-buộc-tội, thay vào đó hãy tập trung vào các ví dụ cụ thể về hành vi mà bạn được chứng kiến, càng cụ thể càng tốt.

3. Cách góp ý không bị mất lòng theo Impact – Tác động

Đây là lúc bạn có thể nói về cảm nhận của bản thân dưới dự tác động từ hành vi của đối phương. Hãy nhớ, luôn luôn sử dụng đại từ “tôi” để khẳng định và chịu trách nhiệm về cảm giác của mình, đừng nói như thể bạn là phát ngôn viên của tập thể.Hãy nói: “Tôi cảm thấy thất vọng về việc anh cố tình ngắt lời tôi…”Đừng nói: “Mọi người đều thấy là trong buổi họp đó anh không hề tập trung. Tinh thần của cả nhóm bị chùng xuống bởi anh đấy.”Một sai lầm phổ biến mà chúng ta dễ mắc phải là hành động như thể họ là phát ngôn viên cho cả thế giới khi đưa ra những lời tuyên bố kiểu như: “Tất cả mọi người đều cảm thấy rằng…” hay “Ai ai cũng nghĩ thế…”Hãy tập trung vào trải nghiệm của bạn, coi đó là trải nghiệm xuất phát từ góc nhìn cá nhân. Bằng cách này không ai có thể tranh cãi về tính xác thực của nó. Vì sao ư? Vì người ta sẽ có xu hướng giảm bớt sự tự vệ khi bạn chỉ chia sẻ quan điểm của mình chứ không cố tình dán nhãn họ.

4. Cách góp ý không bị mất lòng theo Future – Tương lai

Những góp ý mang tính xây dựng luôn luôn cần đi kèm một phần thảo luận về giải pháp để thay đổi hành vi tiêu cực đó hoặc củng cố hành vi tích cực. Hãy để đối phương có thời gian suy nghĩ xem bản thân họ có thể làm gì để cải thiện tình cảnh hiện tại, chứ đừng chỉ tập trung vào việc đưa ra gợi ý hoặc lời khuyên của bản thân bạn.Hãy nói: “Anh nghĩ anh có thể làm gì để cải thiện tình hình trước mắt?”Đừng nói: “Tôi cũng không biết phải làm thế nào nữa. Những gì anh làm quá tồi tệ.”

5. In-group – Nhóm nội bộ: Cách góp ý không bị mất lòng

Phần cuối cùng của cuộc trao đổi, hãy hướng tới việc xây dựng niềm tin lâu dài và nâng cao cảm giác an toàn ở đối phương. Việc này có ý nghĩa then chốt và nếu bạn làm không khéo thì tất cả những cố gắng phía trên sẽ trở thành “nước đổ lá khoai”.Hãy nói: “Tôi đưa ra góp ý như thế này là bởi tôi tin anh có thể làm được tốt hơn. Sự tiến bộ của anh có vai trò then chốt đối với nhóm và tổ chức.”Đừng nói: “Tôi không dám chắc là anh có thể cải thiện được gì không. Tôi chưa từng gặp vấn đề như thế này với bất cứ ai.”

Não bộ chúng ta được lập trình để hướng tới sự an toàn, chúng ta phải nhận được rất nhiều tín hiệu an toàn thì mới có thể yên tâm phát huy tối đa tiềm năng của bản thân. Đã có rất nhiều nghiên cứu cho thấy rằng tại những môi trường đảm bảo được sự an toàn về mặt tâm lý, hiệu quả công việc của các thành viên có xu hướng tốt hơn đáng kể – thậm chí điều này còn có ý nghĩa hơn hẳn so với các yếu tố khác như sự đồng thuận, tán dương, kỹ năng hay phần thưởng.